Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine wichtige Neuerung in Kraft: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie ausführlich, was sich hinter der E-Rechnung verbirgt, wer von dieser Regelung betroffen ist, welche speziellen Anforderungen und Programme erforderlich sind und was es sonst noch zu beachten gibt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Diese Rechnungen ermöglichen eine automatisierte und effiziente Verarbeitung der Daten ohne manuelle Eingriffe. Wichtig ist hierbei, dass eine E-Rechnung nicht einfach ein PDF ist, sondern beispielsweise ein XML-Format nutzt, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht im Zusammenhang mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der Europäischen Kommission. Ziel dieser Initiative ist es, ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer zu schaffen, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist wird. Dadurch soll die Effizienz der Steuererhebung verbessert und Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Die Umsetzung des EU-weiten Meldesystems ist bis 2028 geplant, könnte sich jedoch auf 2030 oder 2032 verschieben.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen betrifft alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen. Die Verpflichtung zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen gilt jedoch nur, wenn beide Geschäftspartner im Inland ansässig sind.
Welche Anforderungen gibt es?
Formatstandards
E-Rechnungen müssen den Formatstandards der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD (eine Kombination aus PDF und XML) relevant. Dabei wird zukünftig nur der strukturierte Teil der führende sein.
Technische Infrastruktur
Unternehmen benötigen Softwarelösungen oder ERP-Systeme, die E-Rechnungen erstellen, übermitteln und empfangen können. Diese Systeme müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und eine elektronische Signatur unterstützen, wenn erforderlich.
Rechtskonformität
E-Rechnungen müssen den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben entsprechen und alle erforderlichen Angaben enthalten. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden.
Was ändert sich ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 unterscheidet man nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen. Eine PDF-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail versandt wird, gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Unternehmen müssen ab diesem Datum den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen.
Übergangsregelungen
2025-2027
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF oder JPG verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen diese Regelungen bis Ende 2027 nutzen. EDI-Verfahren sind ebenfalls bis Ende 2027 zulässig, wenn die Formate nicht der CEN-Norm entsprechen.
Ab 2028
Ab 2028 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Die neuen Anforderungen sind dann zwingend einzuhalten.
Ausnahmen
Nicht alle Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausnahmen bestehen beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 bringt erhebliche Änderungen für Unternehmen mit sich. Es ist wichtig, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten und die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen.
Für weitere Informationen und zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht besuchen Sie die folgenden offiziellen Seiten:
Hashtags: #ERechnung #Pflicht2025 #ElektronischeRechnung #B2B #ViDAInitiative #Umsatzsteuer #Digitalisierung #XRechnung #ZUGFeRD #Formatstandards #ERPSysteme #Automatisierung #Rechtskonformität #Papierrechnung #Übergangsregelungen
Bleiben Sie informiert und bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung vor. Die Umstellung bietet viele Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, schnellere Bearbeitung und weniger Fehler. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und zukunftssicher zu gestalten!
Foto von LinkedIn Sales Solutions auf Unsplash