Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung und der Wirtschaft hat die E-Rechnung in Deutschland einen immer höheren Stellenwert erlangt. Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene für Unternehmen verpflichtend. Dabei spielen die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung eine zentrale Rolle. Doch worin unterscheiden sich diese beiden E-Rechnungsformate? Wo kommen sie zum Einsatz? Und was müssen Unternehmen, Freiberufler und Dienstleister beachten?
In diesem Beitrag geben wir dir einen umfassenden Überblick über die Unterschiede und Gemeinsamkeiten von ZUGFeRD und XRechnung, ihre jeweiligen Einsatzgebiete und was du bei der Umstellung auf E-Rechnungen unbedingt wissen solltest.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nicht einfach eine eingescanntes PDF-Dokument oder ein per E-Mail verschickter Anhang. Vielmehr handelt es sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das automatisch durch Computerprogramme verarbeitet werden kann. Damit ermöglicht sie eine durchgängige digitale Verarbeitung – von der Erstellung über den Versand bis hin zur Archivierung.
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Beide erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-basiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde.
Merkmale:
- Rein maschinenlesbar (XML-Format)
- Entspricht vollständig der EU-Norm EN 16931
- Entwickelt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
- Verpflichtend für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene
- Kein eingebettetes PDF oder visuelle Darstellung
Einsatzgebiet:
- Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
- Besonders geeignet für automatisierte Rechnungsverarbeitung in großen Organisationen oder der Verwaltung
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein visuell lesbares PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei kombiniert.
Merkmale:
- Hybridformat: Kombination aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei
- Menschlich und maschinell lesbar
- Erfüllt mit der Version ZUGFeRD 2.1.1 ebenfalls die EU-Norm EN 16931 (wie XRechnung)
- Ideal für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B), aber auch mit öffentlichen Stellen (B2G)
Einsatzgebiet:
- Flexibel einsetzbar für B2B- und B2G-Rechnungen
- Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die auf einfache Lösungen setzen
- Ermöglicht Rechnungsprüfung durch Menschen und Systeme gleichzeitig
Gemeinsamkeiten von ZUGFeRD und XRechnung
| Gemeinsamkeit | Beschreibung |
|---|---|
| Normbasiert | Beide Formate basieren auf der EU-Norm EN 16931 |
| Rechtssicherheit | Beide gelten als konforme elektronische Rechnungen nach deutschem Recht |
| Automatisierte Verarbeitung | Sie ermöglichen die automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen |
| Digitale Archivierung | Beide Formate sind zur digitalen Langzeitarchivierung geeignet |
Unterschiede im Überblick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | XML | PDF mit eingebetteter XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Menschlich & maschinell |
| Einsatzbereich | Pflicht für B2G | B2B & B2G (freiwillig) |
| Entwicklung | KoSIT | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Benutzerfreundlichkeit | Technisch anspruchsvoller | Nutzerfreundlich, da PDF-Anzeige |
Wann welches Format wählen?
-
Für Rechnungen an den Bund, Länder oder Kommunen:
➤ XRechnung ist gesetzlich vorgeschrieben -
Für Rechnungen an andere Unternehmen oder private Kunden:
➤ ZUGFeRD bietet mehr Komfort, da es sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist -
Für internationale Rechnungsstellung (innerhalb der EU):
➤ Beide Formate sind EU-konform und interoperabel einsetzbar
Vorteile für Unternehmen
Die Nutzung strukturierter E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Schnellere Zahlungsabwicklung
- Weniger manuelle Arbeit
- Reduzierung von Fehlern
- Digitale Archivierung nach GoBD
- Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
- Nachhaltigkeit durch papierlose Abläufe
Fazit: E-Rechnung ist Pflicht & Chance zugleich
Die elektronische Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine große Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und langfristig Kosten zu sparen. Während XRechnung im Bereich der öffentlichen Verwaltung verpflichtend ist, bietet ZUGFeRD mit seinem hybriden Ansatz viele Vorteile für den B2B-Alltag. Unternehmen sollten sich jetzt mit den Formaten vertraut machen und ihre Buchhaltung entsprechend vorbereiten.
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